【保存版】無駄を排除！コンサル流「会議の進め方」の極意。司会進行/ファシリテーションのコツも伝授します。
コーキさんの動画が良かったのでテキストでまとめて整理しました。 誰かのお役に立ったらうれしいです。
【保存版】無駄を排除！コンサル流「会議の進め方」の極意。司会進行/ファシリテーションのコツも伝授します。
https://www.youtube.com/watch?v=1RpNqBipSzk
会議の目的
会議の目的は３つあります。「情報共有」「相談」「意思決定」
①情報共有 （出席者に対する一方通行の連絡やお知らせ （具体的にはプロジェクトの体制変更の連絡・開発の進捗状況） ）
②相談 出席者同士での双方向のインタラクティブコミュニケーション。
③意思決定 特定の決裁者からの承認を得る
（自分がチームの１メンバーとしてタスク管理ツールを導入したい そういった提案をする場合、マネジメント層の人に承認を得る必要がある。 ）
※ webサイトの運営開発を担うwebチームにおける週次定例を例として解説していきます。
会議前のポイント
ファシリテーターとして会議前にやってほしいこと - ※アジェンダを決めること - その日に何を話すか事前に決めておく。
- lv1. アジェンダをただ羅列する。
一番簡潔なパターン。 少人数・身内規模の会議ではこれ位で良い。
- lv2. 目的・担当者・時間まで明確にする。
目的、担当、テーマについて話す時間まで決めておく。
担当：それぞれのアジェンダでメインとなるスピーカーや担当者がいらっしゃるのでそれを明記して 誰がこのアジェンダの担当者なのかを明確にしておく。
時間：上の例だと30分を想定しているので、30分の中でどういった割り振りでアジェンダを進めていくか決めておく。 会議時間がオーバーしそうであれば、教えて別枠設けるなどして調整する。
- lv3. 背景まで明確にする。
会議の参加人数が多かったり（50人以上等）、議題が複雑だったりする場合はレベル3まで細かくしておくのが良い。
会議前に＜営業チームのお願い事項＞などのテキストを事前共有して認識させる。
※アジェンダ設定のポイント
①アジェンダは事前に集める。
アジェンダを決めるのはファシリテーターの役目だが、 会議参加メンバーがどんな話したいのかを、 事前収集するのがファシリテーターとして重要。
ファシリテーターだけがアジェンダを決めても必ず漏れが発生する。 「これも話したいんだよね」とかが出てくると会議時間内に収まらないことになる。
なので会議参加者に「事前にアジェンダで話したいことはありませんか？」と聞いて 収集しておいて、そこを整理して優先順位をつけて並べてあげるのが ファシリテーターだけがアジェンダを決める人の役目になる。
②会議資料の事前共有
会議中に資料の読み上げる＝解っていることを読み上げるのは時間の無駄
なので事前に、背景をテキストと連携、それでも情報が足りなければ会議資料も連携する。
事前に会議のルールを設計して進めてあげる工夫が大事。
③根回し
（例） タスク管理ツール導入の提案をPMに承認するのがゴールだとする。
懸念点はPMがツールの効果のイメージがつかないであったり、メンバーに馴染んでいくのかみたいなことを 懸念している。
そういった場合は、メンバーに前職でのツール利用者の方がいたら事前に、ネゴシエーションしておくことが大切で 前職での使用経験を元に「このプロジェクトでもそれがうまくハマるということを少しフォローしてもらえませんか？」 と話しておくようなイメージ。
そのように前例が他社でもあり、他メンバーの説得材料もあれば間違いないなと、説得力が上がる。
会議中のポイント
①会議の冒頭でアジェンダを明示する
アジェンダを事前連携しても、大抵読んでくれないので、 最初に見せて全員の共通認識を取るようにする。
②会議のゴールと優先順位を意識する
2を例に挙げると共有・相談・決定 これに加えゴールも決めておく。
共有は一方通行で出来るので問題なし。 相談・決定は議論になる。 「開発メンバーが不足してるため、営業チームで問い合わせ対応してくれるメンバを追加してくれませんか？」
これをゴール議題に落とすと
- 営業チームからそもそも人がアサインできるのか？
というのがゴールのアジェンダになる。
- 優先順位の整理
一週間後の会議で話してもいいんじゃないの？、他メンバーを巻き込まなくても いいんじゃないの？という議題は勇気をもってその会議では止めることをしておきましょう。
③ネクストアクションを決める
ネクストアクションが決められないとその会議の意味がなくなる。 ネクストアクションの例は以下の3つ。
決まったこと→決定事項
決まってないこと→課題
今後のタスク→todo
会議の最後にまとめとして、 「今回決まったことは〇〇ですよね。」 「課題としては〇〇ということが上げられてましたよね。」 「今後の短期的todoとしては誰がいつまでにこれをやるってことですよね」
会議後のポイント
ファシリテーターの役割は会議が終わればおしまいではありません。
会議中に決まったネクストアクションを管理推進していくところまでがファシリテーターの役割と言える。
①議事録展開
ネクストアクション（決定事項・課題・todo）を資料として展開する。
会議に参加できない、メモが取れない人のために中に、テキスト媒体で連携を図って、 共通認識を図っていくのが議事録の目的になります。
※議事録展開は会議の特性によります。 社外や大人数の大事な会議は、資料として議事録展開すべき。 社内のmtgならあまり力を入れない。
②課題/todoのフォローアップ
いつまでもタスク管理ツールに残っていて終わらないタスクがあるのは、管理ができていないから。
期限を決めたタスクが終わっているかはファシリテーターのほうでも管理をし、
もし終わっていないのであれば各担当者に対してリマインドをする。 リマインドをしていくスタンスが必要になる。
これをすれば、課題todoの漏れをなくすことが出来、プロジェクトが効率的かつ円滑に進むようになる。
